马克思主义学院教学档案管理细则

发布者:思政部发布时间:2018-05-24浏览次数:476

                                            第一条 总则

为了实现本部门教学档案整理工作的规范化,便于档案的保管和利用,不断提高工作效率和科学管理水平,服务于系部教学工作,依据《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法与档案工作规范》、《本科教学工作水平评估指标体系》、《高职高专人才培养工作水平评估指标体系》制定本细则。

第二条 基本原则

(一)教学档案是高等学校全部档案的主体和重点,是衡量学校教学管理水平和教育质量的标志之一。完好教学档案可为教学实践、教学研究、教学管理及其经验总结提供重要的参考资料,同时也是高校教学工作水平评价和教学质量评估的第一手凭证。

(二)凡是部门在教学、科研、管理等各项活动中形成的具有保存价值的文本(或电子)资料、图表、声像和实物等各种载体的文件材料均属教学档案范畴。上述档案中除按规定移交校档案室的,其余应归入系档案室实行集中统一管理。

(三)部门档案材料的管理实行“三纳入”即:纳入系的教学工作计划、规划;纳入教学管理制度;纳入领导和管理人员的职责范围,做到“四同步”即:下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步;检查教学工作与检查教学材料形成积累情况同步;评审、鉴定教学质量、教材、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步;考评教学管理与考评教学档案管理工作同步。

(四)部门设档案室,教学秘书为兼职档案员。

第三条 岗位职责

(一)分管档案工作的系领导应将档案工作纳入系管理工作计划,制定有关制度并督促执行;支持档案部门、教务处工作,定期检查,研究本部门档案工作情况并帮助解决档案工作中遇到的实际问题。

(二)部门档案员应做好本部门档案材料的形成积累工作,将收集的材料整理组卷,做到组卷合理、编目清楚、标题准确;做好各类档案的保管、利用、统计工作,编制各种检索工具;做好暂时存放在本单位的教学档案组卷、分类、登记、保管、利用等工作,并及时与档案室取得联系,由档案室工作人员定期到各系检查。业务上接受校档案室和教务处的领导和检查,及时向校档案室和教务处移交档案,参加档案室组织的有关活动。

(三)教研室主任应及时收集教研室的典型教案、试题、试卷、重要备课记录等,向部门专(兼)职档案员移交;督促教师移交各种教学档案。

第四条 归档范围及保管期限

(一)归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材、教学研究等方面。

归档的重点是在教学工作,特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用;必须反映教学管理、教学实践活动的全过程,保证完整、准确、系统;必须遵循其自然形成规律,保持有机联系,符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

(二)不归档的文件材料包括上级有关教学的普发的、不办的、未定稿的文件;重份的文件;无查考利用价值的事务性、临时性文件;非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件;校内其他单位发来的文件,与校外单位交换来的材料。(以上不归档材料如认为有必要,也可自行作资料暂存。)

(三)教学档案保管期限分为永久、长期(15-50年)、短期(10年)。在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下,同一卷内文件可按永久、长期、短期的顺序排列。

学生历年考试试卷、毕业论文设计等数量较大的文本原件可另行归置。保存期限原则上至学生离校后3年。

系其他一切有保存价值的材料如:科研、外事、财会、声像等,根据具体内容划定保管期限。

(四)部门与教学工作相关的党政档案包括:

1、上级有关与本系的来文 长期

2、部门党政会议记录、纪要、简报 长期

3、部门党政工作计划、总结、报告 长期

4、部门制定的各项规章制度 长期

5、部门开展各种学术活动的文件 长期

6、部门与国内单位协作的材料 长期

7、部门机构图、机构的成立、合并、撤消、更改名称的文件 永久

8、部门党、政领导班子任免名单和分工 永久

9、系统计年报及重要的统计资料 长期

10、教职工情况一览表,包括教职工名册、教职工的录用、专业技术职称的晋升与聘任、出国、离退休名单 长期

11、部门大事记 永久

12、先进工作者、优秀教师及各项奖励的评定及名单 长期

13、部门组织学生参与的各种学会、社团的有关材料 长期

14、部门资料室、实验室建设的有关材料 长期

(五)部门日常教学档案包括:

1、学科、专业设置、实验室建设计划、论证、申报、审批、总结材料 永久

2、各专业发展规划、教学计划、教学大纲、课程建设的制定、修改的原则、完成情况 永久

3、学期校历表、课程表,教师手册、教学任务书 长期

4、教学改革立项及实施总结、教学成果、获奖、经验总结等相关材料    短期

5、教师工作量核算、登记材料 短期

6、典型教案、讲义 长期

7、自编、主编、参编的教材、教学指导书、实习指导书以及教师本人自编的讲义、自制的多媒体课件等(获奖情况) 长期

8、各专业使用的国内外教材及指定参考书等的书目、版本(样本) 长期

9、专业教学检查、评估及总结  长期

10、各级优秀课程评审、验收材料 长期

11、实验大纲及指导书,实习计划、实习大纲、实习报告(总结),假期社会调查及专项社会调查报告(总结),优秀课程论文(设计)、实习报告和毕业论文(设计)等实践教学材料。短期

12、各门课程考核试卷及标准答案(含评分标准)与分析 短期

第五条 整理组卷

(一)根据教学文件材料的形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的原则,对材料的内容、数量和载体形式等进行系统整理,组成卷式或盒式档案保管单位。

(二)归档的教学文件材料必须格式统一,字迹清楚(不准有铅笔字和圆珠笔字),完整齐全,教学文件一般归档一份。

(三)组卷时一律要用A4纸,文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内。相同内容的文件材料视情况组成一卷或多卷。每卷不得超过200页。

卷内密不可分的文件按正件在前,附件在后;印章在前、定稿在后;批复在前,请示在后的顺序排列。

(四)卷内材料一律拆掉金属物,对破损的材料应进行修补。需装订的卷应右边、下边整齐后左侧装订。

按顺序编写页号,无论单面或双面只要有文字,均应一面编写一个页号,页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位,应在右上方加盖件号章,每件自编页号。

(五)填写卷内目录及备考表。备考表包括本卷情况说明,应填写卷内文件完整、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况;案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案人员标注时间。

第六条  归档目录体系

(一)部门应根据教学档案归档范围和《普通高等学校本科教学工作水平评估指标体系》的要求,对要保留的重要教学档案进行筛选、确保应归档的教学档案得以收集齐全,内容完整准确。

(二)案卷标签各栏目按《普通高等学校本科教学工作水平评估指标体系》的一二级目录并结合学院目标管理细则内容制定(附件1);根据卷内材料所属指标、观测点及相关内容填写主要内容标题,简短、准确。

(三)部门教学档案编号按评估指标体系序号形式标明,排列入柜,并制作各种检索目录。

(四)案卷应按规定时间应移交校档案室,填写移交目录一式二份,各执一份备查。

(五)在整理档案过程中,要加强对档案材料的管理,防止档案材料的丢失

第七条  附则

本细则由马克思主义学院负责解释。

 

 

马克思主义学院

 0一七年九月十五日